Řečeno s nadsázkou, představit si, co mají na starosti odbory financí, dopravy nebo životního prostředí, není příliš obtížné. U odboru vnějších vztahů a komunikace (OVVK) to může být relativně složitější. Co všechno trochu nekonkrétní pojmy „vnější vztahy“ a „komunikace“ znamenají, respektive čím se zabývají lidé, kteří tuto část Městského úřadu Čáslav reprezentují? Následující text se pokusí na tuto nelehkou otázku nabídnout celou řadu odpovědí. Jeho první část si můžete přečíst hned, druhá bude následovat v dalším vydání Čáslavských novin.
Začít můžeme například Čáslavskými novinami. Koncem každého kalendářního měsíce s výjimkou července (v srpnu ČN nevycházejí) se koná porada, na níž lidé, kteří mají noviny na starosti, společnými silami vymyslí „kostru“ daného čísla a domluví se na jednotlivých tématech. Následuje sepsání nebo zajištění všech autorských i inzertních textů a fotografií. Je nezbytně nutné, aby byly všechny materiály pohromadě do desátého dne následujícího měsíce. Grafička dá během tří dnů všechno dohromady (noviny takříkajíc „vysází“) a odešle je korektorovi. Ten jí za další dva dny pošle noviny zpět, ona do nich zanese všechny jeho poznámky a odešle výsledný tvar do tiskárny. Takový je ideální stav. Nezřídka se ovšem stává, že hladký průběh prací malinko naruší například krátké články dorazivší na poslední chvíli, nebo dokonce po uzávěrce. Bez inzerce se dnes prakticky žádné noviny neobejdou, ale ta leckdy přichází v nesprávném formátu či špatných rozměrech. I toto se tak ladí za příslovečných pět minut dvanáct. A v podobném duchu bychom mohli pokračovat ještě hodně dlouho. Zároveň se ovšem jedná o zádrhele, s nimiž si redakce nakonec vždy poradí. Stejně jako s tím, aby zajistila distribuci novin nejen v Čáslavi, ale i v rámci ORP. Opřít se může o skupinu brigádníků, samozřejmě poté, co jim zadá konkrétní úkoly a vyšle je na daná místa.
Úskalí i výhody sociálních sítí
Klasické tiskoviny už dávno nejsou jedinou platformou, z níž zájemci čerpají informace. Také v Čáslavi žije spousta lidí, kteří se v tomto směru spoléhají hlavně na sociální sítě. OVVK jich spravuje hned několik. Mezi ty hlavní patří Facebook města, Facebook informačního centra, Instagram města nebo LinkedIn města. Vytíženost sociálních sítí a množství poskytovaných informací úzce souvisejí se zásadními událostmi ovlivňujícími nejen Čáslav, ale i zbytek republiky nebo světa – z poslední doby se pochopitelně nabízí pandemie covidu-19 nebo válka na Ukrajině. Vytváření jednotlivých postů je přitom během na delší trať, než se může zdát. Ač se většinou jedná o zprávy o několika větách, všechno musí být předem patřičně ověřené a potvrzené. Pracovníci odboru v čele s grafičkou navíc vytvářejí i krátké videospoty a vlastní vizuální zpracování klíčových dat. A jelikož každá sociální síť podporuje vlastní formátování, její plnění spolyká každý měsíc dlouhou řadu hodin. Snaha o co nejpestřejší náplň a referování o co největším počtu kulturních akcí jsou spojené s autorskými fotografiemi. Nejde pouze o to je takříkajíc pořídit, ale i technicky zpracovat do použitelné podoby. To všechno obnáší nutnost navštěvovat všechny důležité akce bez ohledu na pracovní dobu (a asi není třeba zdůrazňovat, kolik z nich se odehrává o víkendu), nezřídka ve spolupráci s TV Čáslav. Vzhledem k tomu, že sociální sítě jsou do značné míry živým organismem, jejich správa musí být bez velkého přehánění nepřetržitá.
Mobilní rozhlas a nové weby
Stejná skupina pracovníků obsluhuje také čím dál populárnější Mobilní rozhlas a s ním spojený pravidelný páteční newsletter s aktualitami z radnice, pozvánkami na kulturní akce nebo tipy na výlety – opět včetně fotografií. Lidé, kteří si tuto aplikaci stáhnou do mobilu, se navíc velmi rychle dozvědí o událostech typu havárie vodovodu v konkrétní čáslavské ulici, což jim může značně ulehčit život.
Prostředí internetu samozřejmě není pouze o sociálních sítích. To znamená, že OVVK dohlíží také na webové stránky města, publikuje zde rozšířené verze textů uveřejněných na Facebooku, ve spolupráci s kolegy z jiných odborů spravuje nejrůznější formuláře, pravidelně aktualizuje kontakty na konkrétní zaměstnance, ty nově příchozí fotografuje a zajišťuje cedulky na dveře s jejich jmény. Interní komunikace s jednotlivými zaměstnanci městského úřadu obnáší celou řadu dalších úkonů, od propojování s podnikatelskými subjekty a městskými organizacemi až po tvorbu oblíbených přáníček ke jmeninám.
Zcela nové pojetí dostaly centrální webové stránky města, které doplňují stránky Chytré Čáslavi a infocentra. V budoucnu k nim přibude ještě web věnovaný zeleni. I na tom všem – a dále na třeba YouTube profilu města – má OVVK zásadní podíl.
Město Čáslav